התקופה הנוכחית שבה המשק יצא ברובו להפסקה ארוכה, הגבירה את הביקוש לפתרונות תקשורת גמישים, שאינם מחייבים שימוש בקווים אנאלוגיים רגילים. אנו עדים לשיחות וידאו רבות שמתקיימות באמצעות זום, הודעות הנשלחות לאורך כל היום בווטצאפ ועסקים רבים פועלים מהטלפון הסלולרי. עם זאת, כאשר נכנסות שיחות מלקוחות פוטנציאליים וקיימים למשרד, הם עדיין מצפים למענה במספר הקווי הרגיל אליו הורגלו. קל וחומר כאשר מדובר במספרים קליטים כמו מספרי כוכבית או מספרי 1-800 ללא תשלום. למרבה המזל, באמצעות טכנולוגיה מתקדמת, אתם יכולים להעניק ללקוחות אלה שירות ברמה גבוהה, מכל מקום שבו העובדים שלכם נמצאים. בחו"ל, בבית או אפילו בהפלגה בים.
יצירת מרכזייה שאינה תלויה במיקום
כיום, עסקים רבים משתמשים ביתרונות של מרכזיה וירטואלית. מרכזייה זו מבוססת על נתב דיגיטלי שיכול להיות מותקן במשרדי החברה או בשרתים חיצוניים. הנתב קובע אילו שלוחות יפנו לקווים אנאלוגיים בתוך המשרד ואילו יפנו לטלפונים סלולריים, לקווים בבית או לתא קולי שהוגדר מראש. ניתן לשלב זאת עם מרכזיות IP הפועלות על תקשורת מבוססת אינטרא־נט (רשת פנימית) או אינטרנט (רשת חיצונית).
לדוגמה, אם יש לכם מאה שלוחות שחלקן מופנות למרכזי שירות הלקוחות של נציגים העובדים מהבית,תוכלו להקצות לכל אחד מהנציגים שלוחה משלו ללא הגבלה. הצוות הניהולי של החברה יכול לעבוד עם מספר שלוחות, המצלצלות במקביל הן בטלפון הנייד והן בטלפון המשרדי. ניתן גם להגדיר שעות שבהן אינכם מקבלים את השיחות והן עוברות לתא הקולי. כי בכל זאת, כאשר עובדים מהבית לפעמים רוצים זמן איכות עם המשפחה. בנוסף, אפשר להגדיר מספר נוסף בשיטת עקוב אחרי, או להגדיר רצף של מספרים שהשיחה עוברת ביניהם, כמו רצף של אנשי מכירות עד שהשיחה מגיעה לאיש המכירות הפנוי לענות ללקוח.
אבטחת המידע
חשוב לדעת כי יש אפשרות להגדיר גם מרכזיה בענן פרטי, ולא לפתוח את הרשת לכל אדם. שיקול זה רלוונטי במיוחד למי שמוטרד מנושאים כמו אבטחת מידע. אכן, גם ענן שיתופי זוכה לכמות גדולה של אבטחה, אך ענן פרטי מאפשר להתחיל תוכנות נוספות הסוגרות את השיחות המגיעות ממדינה מסוימת, או לנטר אותן באמצעים נוספים שלא ניתן להתקין על שרת שיתופי.
כלל אצבע חשוב הנוגע גם לשימוש בשרתי מרכזיות בענן, וגם לשימוש בתוכנות המבוססות על ענן הוא שככל שאתם מעוניינים ברמת גמישות גבוהה יותר, תצטרכו להשקיע מעט יותר משאבים. ההשקעה הזו משתלמת בסופו של יום, משום שאתם זוכים לפתרונות מאובטחים לכל המידע החשוב של החברה. כך, תהיו מוגנים מהתקפות סייבר על הרשת, וכן מניסיונות של גורמים חיצוניים לנטר את השיחות שלכם. חשוב לדעת, כי מרכזיות אלה יהיו בטוחות יותר לשימוש ממרכזיות אנלוגיות קלאסיות הרגישות להאזנות מסוגים אחרים.
איך מתקינים את המרכזייה?
אם תהיתם כיצד מתקינים מרכזיה וירטואלית בענן, תופתעו לגלות כי החברות המשווקות מרכזיה זו, דואגות להתקנה ולהטמעה בחברה מא' ועד ת'. למעשה, אחרי שבוצעה הטמעת מרכזיות טלפון אלה, אתם יכולים להמשיך ולהגדיר את השלוחות, התא הקולי והגדרות נוספות באמצעות ממשק הניהול של המערכת. בניגוד למרכזיות אנאלוגיות התפעול של מרכזיות אלה הרבה יותר פשוט, ומתבצע באמצעות מסכים המותקנים אף הם על הענן.
אפשר גם להגדיר מערכת הרשאות שבה כל אחד מעובדי החברה מסוגל לבצע שינויים בשלוחה שלו. שינויים אלה יכולים להיות הוספת מספר לעקוב אחרי או צלצול במקביל במספר קווים, האזנה ושינוי התא הקולי או הוספה של מאפיינים מתקדמים נוספים לכל קו. לאחר מכן, מנהלי החברה יכולים להשתמש בדרגת הרשאה גבוהה יותר,כדי לבצע שינויים גורפים בסניף מסויים, לשנות תא קולי או הגדרות של עובד שנמצא בחל"ת או עזב, ולהוסיף מאפיינים נוספים למערכת.
עדיין אפשר להשתמש בטלפוניים הקווים שלכם
אם אתם חוששים שתצטרכו לרכוש חומרה חדשה, או מכשירי טלפון נוספים כדי להשתמש במרכזיות, אל דאגה. ניתן להשתמש אם אתם מעוניינים, גם בטלפונים הקיימים כיום בחברה. עם זאת, ארגונים רבים מנצלים את המעבר למרכזיות IP, גם כדי לחדש את הטלפונים בעסק, ולעבור למכשירים עם אפשרויות מתקדמות יותר. כפי שאתם לא משתמשים היום בטלפון החוגה הקלאסי, כך גם העובדים שלכם ישמחו להתחיל לעבוד עם מכשיר חדש בעיצוב מודרני וליהנות מהיתרונות שלו.
מערכות של טלמיטינג וטלמרקטינג משתמשות היום לא רק בטלפונים רגילים, אלא גם באוזניות המחוברות למחשב או למערך תקשורת דיגיטלי. מערכות אלה מאפשרות לעובד להשתמש בשתי ידיו במהלך השיחה. כמו כן, מכשירים אלה (המכונים "סופטפון") יכולים להיות מחוברים לחייגן דיגיטלי המבצע שיחה אחר שיחה באופן אוטומטי, תוך ייעול מערך השיחות הנכנסות והיוצאות בחברה.
לסיכום, מרכזיה בענן יכולה להיות השינוי החשוב ביותר שתעשו בעסק בשנה זו, ולחסוך לכם הון ניכר בהקניית אפשרויות עבודה מהבית ללא תשלום, על שירותים מתקדמים לחברות הסלולר והתקשורת הקווית. תתפלאו לגלות אך שינוי זה פשוט ומהיר יותר מהתקנה של מרכזייה רגילה, וכיום ניתן לבצעו במחירים משתלמים במיוחד.
